Polityka prywatności

Wyjaśnia, w jaki sposób JMA Prime Estate przetwarza dane osobowe, a osoby, których dane osobowe przetwarza firma, powinny rozumieć, w jaki sposób i dlaczego ich dane osobowe są przetwarzane w ramach działalności JMA Prime Estate oraz jakie prawa przysługują im w stosunku do firmy.

Dla JMA Prime Estate ważne jest, aby informacje związane z klientami, w tym dane osobowe, a także informacje o pracownikach firmy, były traktowane w sposób bezpieczny i poufny oraz aby przestrzegane były obowiązujące przepisy.

Poniżej opisano, w jaki sposób JMA Prime Estate przetwarza dane osobowe w głównych obszarach swojej działalności. JMA Prime Estate wykonuje zadania w ramach swojej działalności zarówno jako administrator danych, jak i podmiot przetwarzający dane. JMA Prime Estate jest administratorem danych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych, które firma przeprowadza do własnych celów, w tym kontroli dotyczących istnienia konfliktów interesów i niezależności.

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych w celu przyjmowania klientów i zleceń oraz zarządzania nimi

Informacje ogólne

Przetwarzając dane osobowe, administrator ma obowiązek przekazać określone informacje osobom, których dane dotyczą. Na potrzeby zlecenia dane osobowe będą przetwarzane przez JMA Prime Estate. Z tego powodu podaje się następujące informacje.

Przetwarzanie danych osobowych przez JMA Prime Estates

JMA Prime Estate będzie przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem. Dane osobowe, które będą przetwarzane, są uzyskiwane od klienta, jego spółek należących do grupy (jeśli dotyczy) lub innych, np. władz, gmin lub publicznie dostępnych źródeł i dotyczą upoważnionych przedstawicieli i innych osób, których dane osobowe są potrzebne do zarządzania relacjami z klientem, a także beneficjenta rzeczywistego. Dane osobowe są przetwarzane przed przyjęciem klientów i/lub zleceń oraz w celu wykonania zlecenia, aby:

• przeprowadzać niezależne kontrole,
• przeprowadzać kontrole jakości; oraz
• w celu udokumentowania podjętych działań.

Takie przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zobowiązań prawnych JMA Prime Estate związanych z oceną możliwości lub podjęciem zlecenia i jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu JMA Prime Estate polegającego na wypełnianiu obowiązków zawodowych. JMA Prime Estate może również przetwarzać dane osobowe do innych celów związanych z zarządzaniem ryzykiem (takich jak kwestie ubezpieczeniowe). Przetwarzanie to jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu JMA Prime Estate polegającego na zarządzaniu ryzykiem i ewentualnymi roszczeniami.

JMA Prime Estate może również przetwarzać dane osobowe w celu informowania o seminariach i innych wydarzeniach organizowanych przez JMA Prime Estate oraz w celu wysyłania biuletynów i innych materiałów marketingowych. Przetwarzanie w tych celach jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu JMA Prime Estate polegającego na możliwości dotarcia do pracowników klientów, którzy mogą być zainteresowani wydarzeniami, marketingiem i nowościami w obszarach istotnych dla stanowisk tych osób.

Dane osobowe zawarte w zleceniu będą przetwarzane w celu realizacji uzgodnionych usług na podstawie listu intencyjnego. Podstawą prawną tego przetwarzania jest uzasadniony interes, zgoda lub umowa z osobą, której dane dotyczą.

Kategorie danych osobowych

Kategorie danych osobowych, które mogą być przetwarzane w powyższych celach obejmują.

• dane kontaktowe, takie jak imię i nazwisko, adres, numer ubezpieczenia społecznego/numer koordynacyjny, numer telefonu, adres e-mail
• szczegóły dotyczące zatrudnienia, takie jak przynależność do wydziału i stanowisko
• inne dane niezbędne do oceny i zarządzania relacjami z klientem.

W związku z rejestracją klienta JMA Prime Estate może również przetwarzać kopie dokumentów tożsamości osób reprezentujących klienta w ramach środków należytej staranności wobec klienta, które należy podjąć zgodnie z ustawą o praniu pieniędzy.

Przekazywanie danych do krajów trzecich

Dane osobowe mogą być przetwarzane przez agencje sieciowe JMA Prime Estate i inne podmioty zaangażowane przez JMA Prime Estate w celu prowadzenia wyżej wymienionych działań w imieniu JMA Prime Estate; mogą one mieć siedzibę zarówno w UE/EOG, jak i poza nią. W przypadku przekazania danych osobowych do przetwarzania w kraju spoza UE/EOG, który nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony, JMA Prime Estate jest odpowiedzialna za zapewnienie, że dane osobowe podlegają odpowiednim zabezpieczeniom i pod warunkiem, że dostępne są ustawowe prawa osób, których dane dotyczą, i skuteczne środki prawne dla osób, których dane dotyczą, lub, w przypadku gdy tak nie jest, że wdrożono dalsze dodatkowe zabezpieczenia, które zapewniłyby, że przekazane dane otrzymają poziom ochrony w kraju trzecim zasadniczo równoważny poziomowi gwarantowanemu w UE.

Odbiorcy informacji

JMA Prime Estate jest zobowiązana do zapewnienia, że informacje przetwarzane w związku ze zleceniem nie zostaną udostępnione osobom nieupoważnionym, co oznacza, że dane osobowe będą traktowane jako poufne. JMA Prime Estate może ujawniać dane osobowe agencjom sieciowym lub innym podmiotom zaangażowanym przez JMA Prime Estate w celu sprawdzenia i zachowania bezstronności i niezależności, przeprowadzania kontroli jakości i podejmowania innych środków zarządzania ryzykiem oraz wysyłania zaproszeń na wydarzenia i innych materiałów marketingowych. JMA Prime Estate może również ujawniać dane osobowe firmom ubezpieczeniowym lub doradcom prawnym w związku z postępowaniem sądowym w zakresie niezbędnym do ochrony swoich uzasadnionych interesów lub innym odbiorcom, jeśli taki obowiązek istnieje na mocy obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych, zobowiązań zawodowych lub decyzji rządu.

Przechowywanie danych osobowych

Dane osobowe nie będą przetwarzane dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane. Większość danych związanych z realizacją zlecenia będzie przechowywana przez okres dziesięciu lat od zakończenia zlecenia

Prawa zarejestrowanej osoby

W niektórych przypadkach osoby, których dane dotyczą, mają prawo do uzyskania, na żądanie, informacji o tym, czy dane osobowe dotyczące osoby, której dane dotyczą, są przetwarzane, a jeśli tak, prawo dostępu do danych osobowych w formie tak zwanego "wyciągu z rejestru". Osoby, których dane dotyczą, często mają również prawo do sprostowania niedokładnych danych osobowych, które ich dotyczą. Ponadto osoby, których dane dotyczą, mogą mieć prawo do usunięcia swoich danych osobowych, prawo do żądania ograniczenia przetwarzania dotyczących ich danych osobowych lub prawo do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania. Osoby, których dane dotyczą, mają również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w związku z przetwarzaniem danych.

Informacje i dane, które Zleceniobiorca otrzymuje w ramach zlecenia, podlegają obowiązkowi zachowania poufności, co oznacza, że Zleceniobiorca nie może ujawniać takich informacji. W odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem klientów i zleceń oraz w wyniku realizacji zlecenia, Zleceniobiorca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w tym zakresie przez okres co najmniej dziesięciu lat. Oznacza to, że nie jest dopuszczalne usunięcie danych osobowych zawartych w takiej dokumentacji przed upływem tego okresu, a niekiedy nie jest również dopuszczalne ich poprawianie. Z powyższych względów w takich przypadkach nie jest możliwe ograniczenie przez Zleceniobiorcę przetwarzania danych osobowych na żądanie osoby, której dane dotyczą. Jednakże w przypadku przetwarzania przez Wykonawcę danych osobowych w celach marketingowych, osoby, których dane dotyczą, mają prawo żądania usunięcia, sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych osobowych w takich celach.