Tietosuojakäytäntö

Siinä selitetään, miten JMA Prime Estate käsittelee henkilötietoja, ja niiden henkilöiden, joiden henkilötietoja yritys käsittelee, tulisi ymmärtää, miten ja miksi heidän henkilötietojaan käsitellään JMA Prime Estaten toiminnassa ja mitä oikeuksia heillä on suhteessa yritykseen.

JMA Prime Estatelle on tärkeää, että asiakkaisiin liittyviä tietoja, mukaan lukien henkilötiedot, sekä yrityksen työntekijöitä koskevia tietoja käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti ja että sovellettavia säännöksiä noudatetaan.

Seuraavassa kuvataan, miten JMA Prime Estate käsittelee henkilötietoja toimintansa keskeisissä osissa. JMA Prime Estate suorittaa toimeksiantoja liiketoiminnan puitteissa sekä rekisterinpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä. JMA Prime Estate on rekisterinpitäjä niiden henkilötietojen käsittelyssä, joita yritys toteuttaa omiin tarkoituksiinsa, mukaan lukien eturistiriitojen olemassaolon ja riippumattomuuden tarkastukset.

Tiedot henkilötietojen käsittelystä asiakkaiden ja toimeksiantojen vastaanottamista ja hallinnointia varten.

Tausta

Henkilötietoja käsitellessään rekisterinpitäjällä on velvollisuus antaa rekisteröidyille tiettyjä tietoja. JMA Prime Estate käsittelee henkilötietoja toimeksiantoa varten. Tästä syystä annetaan seuraavat tiedot.

JMA Prime Estatesin suorittama henkilötietojen käsittely

JMA Prime Estate käsittelee henkilötietoja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti. Käsiteltävät henkilötiedot saadaan asiakkaalta, sen konserniyhtiöiltä (tarvittaessa) tai muista, esimerkiksi viranomaisilta, kunnilta tai julkisesti saatavilla olevista lähteistä, ja ne koskevat valtuutettuja edustajia ja muita henkilöitä, joiden henkilötietoja tarvitaan asiakassuhteen hoitamiseen, sekä tosiasiallisia edunsaajia. Henkilötietoja käsitellään ennen asiakkaiden ja/tai toimeksiantojen vastaanottamista ja toimeksiannon suorittamisen yhteydessä, jotta voidaan:

• suorittaa riippumattomia tarkastuksia,
• suorittaa laadunvalvontaa; ja
• dokumentoida toteutetut toimet.

Tällainen käsittely on tarpeen, jotta JMA Prime Estate voi täyttää lakisääteiset velvoitteensa, kun se arvioi mahdollisuutta tai on ryhtynyt toimeksiantoon, ja se on tarpeen JMA Prime Estaten oikeutetun edun vuoksi, jotta se voi täyttää ammatillisen velvoitteensa. JMA Prime Estate voi käsitellä henkilötietoja myös muita riskinhallintatarkoituksia varten (kuten vakuutusasioita varten). Tämä käsittely on tarpeen JMA Prime Estaten oikeutetun edun vuoksi riskien ja mahdollisten korvausvaatimusten hallitsemiseksi.

JMA Prime Estate voi käsitellä henkilötietoja myös tiedottaakseen JMA Prime Estaten järjestämistä seminaareista ja muista tapahtumista sekä lähettääkseen uutiskirjeitä ja muuta markkinointia. Käsittelyä näihin tarkoituksiin tarvitaan JMA Prime Estaten oikeutetun edun vuoksi, jotta JMA Prime Estate voi tavoittaa asiakkaiden työntekijöitä, jotka voivat olla kiinnostuneita tapahtumista, markkinoinnista ja uutisista näiden henkilöiden asemaan liittyvillä aloilla.

Toimeksiantoon sisältyviä henkilötietoja käsitellään toimeksiantokirjeen mukaisten sovittujen palvelujen suorittamiseksi. Käsittelyn oikeusperusteena on joko oikeutettu etu, suostumus tai sopimus rekisteröidyn kanssa.

Henkilötietoryhmät

Henkilötietoryhmät, joita voidaan käsitellä edellä mainittuja tarkoituksia varten, ovat seuraavat.

• yhteystiedot, kuten nimi, osoite, sosiaaliturvatunnus/koordinointinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
• työsuhteen yksityiskohdat, kuten osasto ja tehtävänimike.
• muut asiakassuhteen arvioimiseksi ja hoitamiseksi tarvittavat tiedot.

Asiakkaan rekisteröinnin yhteydessä JMA Prime Estate voi myös käsitellä jäljennöksiä asiakasta edustavien henkilöiden henkilöllisyysasiakirjoista rahanpesulain mukaisten asiakkaan tuntemisvelvollisuutta koskevien toimenpiteiden yhteydessä.

Siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja voivat käsitellä JMA Prime Estaten verkostotoimistot ja muut JMA Prime Estaten palkkaamat tahot, jotka suorittavat edellä mainittuja toimia JMA Prime Estaten puolesta; ne voivat sijaita sekä EU:n/ETA:n alueella että sen ulkopuolella. Jos henkilötietoja siirretään käsiteltäväksi EU:n/ETA:n ulkopuoliseen maahan, joka ei takaa riittävää tietosuojan tasoa, JMA Prime Estate on vastuussa siitä, että henkilötietoihin sovelletaan asianmukaisia suojatoimia, ja sillä edellytyksellä, että rekisteröidyillä on käytössään lakisääteiset rekisteröidyn oikeudet ja tehokkaat oikeussuojakeinot, tai jos näin ei ole, että on toteutettu täydentäviä suojatoimia, joilla varmistetaan, että siirrettyjen tietojen suojaustaso kolmannessa maassa vastaa olennaisilta osin EU:ssa taattua suojaa.

Tietojen vastaanottajat

JMA Prime Estate on velvollinen varmistamaan, että toimeksiannon yhteydessä käsiteltyjä tietoja ei anneta asiattomien käyttöön, mikä tarkoittaa, että henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti. JMA Prime Estate voi luovuttaa henkilötietoja verkostotoimistoille tai muille JMA Prime Estaten palkkaamille tahoille puolueettomuuden ja riippumattomuuden tarkistamiseksi ja ylläpitämiseksi, laadunvalvonnan suorittamiseksi ja muiden riskinhallintatoimenpiteiden toteuttamiseksi sekä tapahtumakutsujen ja muun markkinointimateriaalin lähettämiseksi. JMA Prime Estate voi myös luovuttaa henkilötietoja vakuutusyhtiöille tai oikeudellisille neuvonantajille oikeudenkäyntien yhteydessä siinä määrin kuin se on tarpeen sen oikeutettujen etujen suojaamiseksi tai muille vastaanottajille, jos tällainen velvoite on olemassa sovellettavien lakien ja asetusten, ammatillisen velvoitteen tai hallituksen päätöksen nojalla.

Henkilötietojen tallentaminen

Henkilötietoja ei käsitellä pidempään kuin on tarpeen niiden tarkoitusten kannalta, joita varten henkilötietoja käsitellään. Suurin osa toimeksiannon suorittamiseen liittyvistä tiedoista säilytetään kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen.

Rekisteröidyn henkilön oikeudet

Joissakin tapauksissa rekisteröidyillä on oikeus saada pyynnöstä tieto siitä, käsitelläänkö rekisteröityä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin niin sanotun rekisteriotteen muodossa. Rekisteröidyllä on usein myös oikeus saada häntä koskevat virheelliset henkilötiedot oikaistuksi. Lisäksi rekisteröidyllä voi olla oikeus saada henkilötietonsa poistetuksi, oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai oikeus vastustaa tällaista käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Toimeksisaajan toimeksiannon yhteydessä saamiin tietoihin ja tietoihin sovelletaan salassapitovelvollisuutta, mikä tarkoittaa, että toimeksisaaja ei tavallisesti saa luovuttaa näitä tietoja. Asiakkaiden ja toimeksiantojen vastaanottamisen yhteydessä ja toimeksiannon seurauksena käsiteltyjen henkilötietojen osalta toimeksisaaja on velvollinen säilyttämään niitä koskevat asiakirjat vähintään kymmenen vuoden ajan. Tämä merkitsee sitä, että tällaisiin asiakirjoihin sisältyviä henkilötietoja ei saa poistaa ennen tätä, eikä tietoja saa toisinaan myöskään korjata. Edellä mainituista syistä toimeksisaaja ei voi tällaisissa tapauksissa rajoittaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä rekisteröidyn pyynnöstä. Jos toimeksisaaja kuitenkin käsittelee henkilötietoja markkinointitarkoituksiin, rekisteröidyillä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, oikaisemista, rajoittamista ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä tällaisiin tarkoituksiin.